基建项目档案是建设项目在立项、勘察、设计、施工、竣工、使用和管理过程中形成的真实记录，可为项目投入运行后的管理、维修、改扩建等提供依据。随着行业大力推进现代卷烟物流建设、烟叶基础设施建设等，加业基建项目档案管理的重要性日益凸显。下面，笔者就着手加业基建项目档案管理谈几点自己的思考。
提高认识，强化领导。建设单位在基建项目立项后要成立项目档案工作组，明确、细化工作组职责。在签订招标合同时，要把项目档案整理要求列入合同条款，并要求每个参建单位指定专门人员负责文件、图纸、数据、声像资料等的收集和整理。企业档案部门要对本单位项目筹建部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效监督，确保项目档案工作与项目建设同步进行。要定期召集参建单位及档案管理人员参加项目档案工作汇报会，掌握项目档案工作进度，并对下一步工作进行安排部署。
建章立制，提前介入。基建项目涉及的单位和环节复杂，形成的材料多。项目档案管理中要做到规范化、标准化，就要完善有关管理制度，为做好基建项目档案管理工作提供保障。
档案部门在项目建设初期，就要建立完善项目档案管理制度，明确材料归档范围、保管期限划分、整理规则、案卷质量要求及条件、验收办法等，并对各参建单位档案人员进行培训。要建立各参建单位档案管理人员网络，项目建设进度，定期进行检查指导，使项目档案工作始终处于建设单位档案部门的之下。
结合“四制”，落实“四同步”。结合建设领域推行的“四制”（项目法人责任制、招标投标制、工程监理制、合同制）管理，档案部门要将档案工作纳入工程质量行政领导责任制进行监督，将工程档案资料收集整理纳入工程监理，将竣工档案交接工作纳入合同管理。同时，要努力做到“四同步”：企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料收集情况同步，验收、鉴定项目与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完整归档同步，确保项目档案的完整与安全。
把握重点，抓好验收。检查项目档案是项目竣工验收的内容。建设单位在工程竣工验收时要依据《重大建设项目档案验收管理办法》及时安排档案部门参加项目档案资料的检查验收。验收工作中，要把工作重点放在各参建单位前期的管文件、隐蔽性文件、工程文件、质检文件、重要合同、重要协议、监理文件上。在验收标准上，要高标准、严要求，确保各类归档材料做到“图实相符”、签字手续完备，项目档案的案卷质量。
全面收集，集中管理。项目档案验收，是为了项目档案的完整、准确和系统以及项目档案的安全。建设单位应明确要求各参建单位对项目建设的相关文件材料进行全面收集。重要的声像资料，如项目开工、竣工仪式的照片、录音（像）等都要收集全面。竣工图章的签署要规范。在实际工作中，竣工图大多是由施工图直接而来，施工图虽然可以作为竣工图保存，但必须加盖竣工图章。否则，施工图不能作为竣工图存档。项目档案验收完毕后，要纳入企业档案部门集中、统一管理，以项目档案的完整和安全。
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