目前诸多企业在日常经营过程中，都需要使用到视频会议系统，无论是大型公司，还是中小型企业，都需要使用到该系统。对于大型公司来说，通过对该系统的使用，有助于企业内部沟通，可以实现跨地域会议，有助于企业重大事项决策，有助于企业的发展。不同的企业用户，在对视频会议系统进行使用时，相应的需求有所不同，因而对视频会议系统的需求也有所不同。目前在整个市场上，视频会议系统的类型相对较多，面对如此多的视频会议系统，用户需要根据自身实际需求选择。
在对视频会议系统进行使用时，为将系统的效能更好发挥出来，则应该要明确系统的基本组成，它主要是由视频会议终端、多点控制单元、视频会议麦克风、会议室音箱、会议摄像头等组合而成，不同的系统设备，所实现的功能则会有所不同。麦克风的主要作用，是对声音进行传输，确保视频会议系统音频效果。会议摄像头是确保视频会议系统视频效果的关键设备所在，因而在对摄像头选择时，应该要考虑像素、变焦等相关因素。
当然在对视频会议进行使用时，各种设备在日常使用过程中，都会出现各式各样的故障，那么针对所出现的故障，则应该要及时解决，确保视频会议能正常运行。例如：会议室音箱出现无声情况时，则应该要检查所有的设备是否已经开启，各设备的音量控制钮是否都已经调到合适位置。调音台上的各通道路径开关，是否已经全部选通。不仅如此，还应该要检查各连接线是否已连接正确、可靠等。经过上述检查后，无声情况依旧无法得到解决，此时则应该要逐级进行检查。